Если у Вас есть желание сохранить контроль над основными бизнес-процессами внутри компании, которые разрослись, усложнились и уже не могут быть охвачены одним взглядом;
Если Ваше успешное предприятие завело региональных представителей или переросло в холдинг;
Если все хорошо, но сотрудники жалуются на медленную работу и постоянную недоступность общих Excel-файлов;
то самое время задуматься о создании собственной учетной системы.
Более или менее стандартным решением является выстраивание такой системы на основе программы, которая разрабатывается непосредственно под Ваш бизнес и тесно интегрируется с бухгалтерией 1С по ряду входящих и исходящих документов, реквизитов и т.д.
Главное достоинство такого решения в том, что с бухгалтерии снимаются обязанности по проведению несвойственных ей контрольных функций, действий и отчетов, а менеджеры основного бизнеса становятся в значительной степени мобильнее, информированней и работают с большей отдачей.
Мы готовы помочь Вам в этом благородном деле наведения порядка.
Далее по ссылкам расположены простые описания программ из различных действующих учетных систем, которые хорошо себя зарекомендовали.
Вполне возможно, что Ваш бизнес ждет этих программ.
Коммерческое предложение
На главной форме расположены реквизиты коммерческого предложения, все те, которые Вам необходимы.
Задавая разные значения, Вы добиваетесь того, что коммерческое предложение становится привлекательным и для Заказчика, и для Вас, после чего нажатием одной кнопки формируете Excel-файл с расчетами и пояснениями и отправляете его по электронной почте Заказчику как «Коммерческое предложение № 1».
Если Заказчик попросит скорректировать некоторые параметры, то Вы можете быстро провести коррекцию, сформировать и отправить «Коммерческое предложение № 2», до тех пор, пока не придете к соглашению.
Тогда по нажатию еще одной кнопки будет сформирован необходимый пакет документов, например: договор, счет на оплату, дополнительное соглашение и пр.
Вся история взаимоотношений c Заказчиком сохраняется в базе данных и после подписания документов может служить источником данных для бухгалтерии.
Паспорт сделки
Это просто печатная форма, в которую из программы заносятся данные планируемой сделки, а затем сохраняются в базе данных. Утвержденный руководством паспорт сделки не может быть изменен менеджером.
Данная программа показала свою эффективность в первоначальном структурировании работы менеджеров фронт-офиса и сохранении контроля за их работой.
Заявка на оплату
В заявке на оплату менеджер указывает данные сделки (предмет, сумма, счет, статья расходов или бюджета, договор и пр.), после чего заявка проходит стадии утверждения и оплаты.
Менеджеру не нужно отвлекать бухгалтера вопросами о том прошла оплата или нет. Программа своевременно сообщит ему об изменении статуса заявки.
Эта программа удобна тогда, когда финансовый отдел работает независимо (в определенной степени) от бухгалтерии.
В бухгалтерии данные, внесенные в заявку на оплату, используются для генерации заготовки платежного поручения для банк-клиента.
Объединенный клиент-банк
Если у Вашего предприятия открыты счета в разных банках и разных счетов много, то эта программа – для Вас.
Успех Вашей бухгалтерии во многом зависит от четкости работы платежной системы, которая включает в себя, например, 40 счетов в 28 банках. Все эти платежные системы базируются на 6-7 банк-клиентских программах, которые имеют свойство расползаться по разным версиям.
Избежать этого нельзя. О стандартизации пока ничего не слышно, а без разномастных банк-клиентских программ бизнесу не обойтись.
Следует ли мириться с беспорядком?
Программа «Объединенный клиент-банк» позволяет в серьезной степени упростить работу бухгалтеров с платежами и выписками. При соединении этой программы с программой «Заявка на оплату» трудоемкость по набиванию текстов платежного поручения просто исчезает.
Бизнес-процессы и документооборот
Очень серьезная программа, которая позволяет контролировать бизнес-процессы движения документации, управлять ими и оптимизировать их.
В ее самой максимальной версии, например, присутствуют такие хорошие вещи, как:
• возможность видеть движение и местонахождение любого документа, а также его копий;
• введение в маршрут движения документов нового отдела или подразделения;
• ответственная передача пакетов документов из отдела в отдел по реестру, например, бухгалтерия - менеджмент;
• ответственная сдача документов в архив;
и многое, многое другое.
Компании, внедрившие у себя эту программу, точнее, систему, уже не мыслят свою работу без нее – это удобно.
Формирование текстовых документов
При наличии большого количества договоров с различными контрагентами и во многих других случаях возникает необходимость быстро заносить в тексты Word-а или Excel-я реквизиты предприятия, суммы, НДС и другую информацию, которая представлена в базах данных.
Обычно это делается вручную или копированием реквизитов из файла в файл, что нехорошо.
Данная программа содержит шаблоны в Word-e или Excel-е, которые пользователь легко изготавливает самостоятельно, а программа вставляет в эти шаблоны безошибочную информацию из любых баз данных, например, из справочника контрагентов 1С или из Вашей единоличной, секретной базы данных.
Программа сочетает в себе гибкость (Вы формируете любые документы самостоятельно), мобильность и секретность (программа и базы данных могут быть размещены на флешке), безошибочность при внесении реквизитов в важные документы, особенно в условиях дефицита времени.
Эта программа никогда не ломается в неподходящий момент.
Руководство нашей компании пользуется этой программой.
Рассылка бухгалтерских документов
Когда количество рассылаемых счетов, актов, договоров и прочего превышает некоторый предел, бухгалтерия начинает избавляться от необходимости рассылать их контрагентам, эти функции передаются в другие отделы.
Программа рассылки работает так: бухгалтерия «кладет» документы в свой «ящик», например 6000 неподписанных файлов счетов на оплату и 3000 файлов счетов-фактур, а программа рассылки «забирает» документы, сортирует их, вставляет, где это необходимо, факсимильные подписи и печати и начинает печатать документы на подпись, параллельно рассылая факсимильные версии по справочнику электронных адресов.
Участие человека в работе программы минимально.
Работа с дебиторами
Программа забирает из бухгалтерии 1С данные по дебиторам (должникам) и представляет их в удобной форме.
Классификатор платежной дисциплины
Получает данные из 1С, оценивает своевременность платежей контрагента, представляет их в наглядной форме, например, как рейтинг A, B, C, D платежной дисциплины или дисциплины поставок.
Возможно представление данных в более сложной форме, на основе специального математического анализа, что позволяет точнее оценивать контрагента.
Страховое агентство
Высокопроизводительная и недорогая программа, полностью закрывающая потребность страхового агентства в автоматизации его деятельности.
Юридический отдел
Это отдельная ветвь программы «Бизнес-процессы и документооборот». Настроенная специально под работу юридического отдела, активно работающего с исками и судами.
В программе имеется возможность автоматически формировать различные письма и документы, получать необходимую финансовую информацию из 1С, выдавать напоминания по срокам подачи исков, срокам рассмотрения дел и пр.
Предусмотрен модуль контроля юридического отдела со стороны руководства компании.
Идентификация предприятия-контрагента
Зачастую менеджер в начале работы с потенциальным клиентом не знает всех его реквизитов, знает наименование, например «ВОЛОГОДСКОЕ МАСЛО» и город – Санкт-Петербург.
Программа идентификации самостоятельно обращается к специализированному сайту в Интернете, содержащему сведения, внесенные в единый
государственный реестр юридических лиц и выдает список, удовлетворяющий условиям поиска. Если менеджер подтверждает выбор (в этом примере требуемое предприятие стоит первым в списке из трех строк), то заведомо верные реквизиты предприятия из ЕГРЮЛ перекочевывают в Вашу базу данных.
Работа с клиентами (CRM)
Наряду с классической версией CRM имеется ее вариант, который позволяет передавать по реестру часть работ из цикла стороннему отделу или организации, а затем возвращать эту часть работ в цикл.
Например, страховые агенты формируют реестр из 100 работ на пролонгацию договоров и отдают этот реестр в call-центр. Сотрудники call-центра обзванивают потенциальных клиентов, после чего 80 работ из реестра закрываются в связи с нежеланием клиента продлить договор, а 20 работ реестра возвращаются страховым агентам в CRM-систему на этап «Выставление счета».
Электронный архив документов
Простая, эффективная и недорогая программа.
Сканированные копии различных документов, пройдя контроль, оформляются в электронный архив. Сотрудники, имеющие доступ к архиву, могут быстро найти нужные документы и получить их себе. Сохранность исходной копии гарантирована.
Можно видеть историю, когда какие сотрудники заказывали данный документ или какие документы заказывал конкретный сотрудник.
Электронный архив также контролирует выдачу и возврат оригиналов документов и ведет их историю.
Лизинговая компания
Высокопроизводительная, сильно развитая программа полностью закрывающая потребности лизинговой компании в автоматизации ее деятельности.
